Dans certaines entreprises, les employés ont l’impression de passer plus de temps à se réunir pour discuter des dossiers à faire avancer que de travailler à faire avancer lesdits dossiers! Le mot « réunion » leur donne des plaques rouges et obstrue leur système respiratoire : ils sont atteints de réunionite.
La tenue de réunion peut être essentielle dans certaines situations. Ce n’est pas leur existence qui est remise en question, mais plutôt leur format, leur durée et la pertinence de convoquer autant de personnes. Il suffit de transformer un peu le concept de la réunion et les modalités de participation pour rendre l’expérience plus agréable et surtout, plus productive. Quelques remède pour lutter contre la réunionite.
- Assurez-vous de bien préparer votre rencontre et de faire parvenir avant les documents requis aux gens conviés.
- Prenez bien soin de leur mentionner que la lecture des divers documents est indispensable. Ainsi, tous sauront de quoi il sera traité et pourront se préparer en conséquence. De plus, en étant mis au courant du contenu abordé, les gens pourront se questionner sur la pertinence de cette rencontre pour eux. Un employé pourra ainsi très bien juger qu’il sera plus utile à négocier avec un client qu’à débattre de la couleur des murs du nouveau local de conférence.
- Évitez les réunions d’information: si le sujet à aborder inclut des enjeux émotifs (l’abolition d’un poste, par exemple), il est préférable de réunir votre équipe. Pour les autres points plus factuels, envoyez plutôt un communiqué par courriel ou sur le portail de l’entreprise.
- Abolissez les réunions fourre-tout au profit de rencontres plus ciblées. Vous limiterez aussi le nombre de gens conviés et, par le fait même, les pertes de temps.
- Fixez votre rencontre à 11 h et assurez-vous de mentionner à votre équipe que vous avez besoin d’une heure complète. L’approche de l’heure du dîner et la faim qui augmentera graduellement réduiront les chances qu’un des participants se mette à raconter les divers exploits de son nouveau chaton : si ça arrive, ses collègues, ne voulant pas perdre leur heure de dîner, le ramèneront rapidement à l’ordre.
- Pour les réunions de 15 minutes ou moins, retirez les chaises. Être debout crée un sentiment d’urgence et gardera vos participants alertes.
- Pour les retardataires de plus de deux minutes, vous pouvez imposer une amende de quelques dollars à mettre dans les coffres du club social de votre entreprise. Après avoir financé à lui seul le party de Noël, Jean-Pierre sera peut-être plus ponctuel.
- En tant que participant, réservez-vous le droit de quitter la réunion à tout moment si vous vous rendez compte que cette rencontre ne vous apporte rien ou que nous n’avez rien à y apporter. Il y a sûrement une pile de dossiers quelque part qui en bénéficiera. Au final, tout le monde en sortira gagnant.