Les mauvaises habitudes liées aux courriels que vous devez cesser

By mai 18, 2017Gestion et RH
Gestion et RH Les mauvaises habitudes liées aux courriels que vous devez cesser

Faites une recherche en ligne et vous trouverez un tas de ressources sur les compétences communicationnelles qu’il faut détenir. Il existe même des livres et des séminaires consacrés au perfectionnement de l’art de la présentation. Et pourtant, en ce qui concerne la fonctionnalité la plus fondamentale — le courriel — il existe beaucoup moins d’articles. C’est problématique, compte tenu du nombre de personnes qui auraient besoin de conseils à ce sujet. Voici les mauvaises habitudes liées aux courriels les plus courantes que vous devriez éviter.

Ne pas se relire

C’est la règle d’or : ne bâclez rien. Oublier de réviser un courriel peut vouloir dire laisser des erreurs d’orthographe et vous faire manquer de professionnalisme — ou pire, votre message pourrait en perdre son sens logique. Prenez le temps de faire une relecture rapide pour vous assurer que tout est en ordre (y compris les pièces jointes). Vous serez content de l’avoir fait.

Supprimer le fil de messages

Cette erreur se produit souvent, même en ayant les meilleures intentions. Vous voulez que les choses soient claires et concises, alors vous supprimez tout ce qui se trouve sous votre message actuel. Mais les gens reçoivent beaucoup de courriels au cours d’une journée. Aussi, conserver le contenu qui se trouve au bas de votre message permet aux gens de comprendre rapidement ce dont vous parlez. Oui, le destinataire pourrait toujours fouiller pour trouver le courriel précédent, mais pourquoi lui rendre les choses plus difficiles que nécessaire ?

Utiliser trop de mots

Écrire un paragraphe clair et concis n’est pas le point fort de tous. Considérez cette aptitude comme un investissement pour votre carrière et apprenez à condenser ce que vous essayez de dire. En voici un exemple :

N’hésitez pas à communiquer avec moi si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de ce dossier, ou si vous avez besoin de plus amples précisions. Je serai heureux de vous faire parvenir le matériel approprié le plus tôt possible ou d’organiser une réunion pour discuter de la démarche appropriée selon vos préoccupations.

Qu’avez-vous retenu en lisant ce paragraphe ? Presque rien. Le paragraphe pourrait être résumé ainsi :

Écrivez-moi si vous avez des questions.

Assurez-vous toujours que chaque ligne de votre courriel ait un objectif concret. Si vous avez écrit plus de six paragraphes, envisagez de réduire la longueur, voire d’inclure vos informations dans une pièce jointe. Personne n’a envie de lire un roman sous forme de courrier électronique.

Ajouter des destinataires en copie conforme si ce n’est pas nécessaire de le faire

Choisissez judicieusement et soyez impitoyable dans vos choix. Une fois que vous devenez cette personne qui ajoute tout le monde « en CC », les gens commenceront à redouter de voir votre nom dans leur boîte de réception.

Ne pas prioriser les réponses

Tout le monde a sa propre façon de prioriser et de répondre aux courriels. Cependant, on a tous besoin d’une sorte de système, au risque de perdre le contrôle. Séparer les courriels externes des clients de ceux des utilisateurs en interne, par exemple, peut vous aider à répondre aux besoins du client en premier. Une bonne règle générale est de répondre rapidement aux petites requêtes (avant d’oublier) et d’ajouter les demandes plus importantes à votre liste de tâches.

Il vaut également la peine de clarifier le protocole de courrier électronique avec votre équipe de temps en temps. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe s’entendent sur des choses comme le délai approprié d’attente pour une réponse et à quel moment faut-il marquer un courriel comme « urgent ».

Envoyer un courriel et appeler le destinataire immédiatement après

Il n’y a rien de pire que quelqu’un qui demande « avez-vous reçu mon courriel ? » à peine cinq minutes après l’avoir envoyé. L’ère numérique nous a habitués à recevoir une réponse instantanée, mais cela ne se produit généralement pas dans un milieu professionnel. Soyez patient.

 

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