Si votre équipe quitte le boulot chaque jour avec une liste de choses à faire qui ne semble jamais finir, il est peut-être temps d’embaucher du personnel supplémentaire. Après tout, des employés ayant une charge de travail trop lourde sont des employés stressés et surmenés, ce qui se traduit habituellement par une baisse de productivité et par une perte de profits. Une nouvelle recrue permettra d’alléger cette charge en plus de remonter le moral des troupes, ce qui est excellent pour stimuler à nouveau la motivation ! Cependant, avant de vous asseoir pour rédiger l’offre d’emploi, vous devez convaincre les dirigeants, qui voudront savoir si cette embauche permettra de faire davantage de profits. Comment ? Grâce à une analyse de rentabilisation.
Si vous trouvez le terme intimidant, pas de panique. Voici notre guide étape par étape pour monter une analyse de rentabilisation, enrichi des conseils de gens d’expérience en ressources humaines et d’experts en gestion du rendement.
Première étape : analyser et quantifier la charge de travail des employés
« Pour monter le dossier qui viendra appuyer l’embauche ou la sous-traitance de quelqu’un, vous devez prouver comment elle améliorera l’efficacité de votre équipe », dit Adrian Travis, expert en gestion de rendement et directeur de Trindent Management Consulting Inc.
Il recommande de recourir à un processus de quantification de charge de travail. « Calculez la corrélation temps-travail. Par exemple, demandez aux employés combien de temps ils consacrent à différentes tâches. La charge de travail est-elle distribuée de façon égale entre chacun des membres de l’équipe ? De combien de personnes avez-vous réellement besoin pour faire le travail ? »
Leslie Vine, experte en efficacité et directrice chez Vine & Associates, abonde. « Ce genre d’analyse aide à déterminer où se trouvent réellement les besoins et donne des indications précieuses à l’entreprise quant à ce qui peut être amélioré », renchérit-elle.
Deuxième étape : soutenez la direction stratégique de l’entreprise (et citez de vraies données)
Les chefs des ressources humaines doivent créer de la valeur pour leur propre service dans le contexte plus large de l’entreprise, dit Laura Croucher, chef nationale, Ressources humaines et changement organisationnel chez KPMG.
« Impliquez vos pairs du même niveau hiérarchique afin de solliciter leur avis et leur rétroaction au sujet de la stratégie de gestion de la compagnie, suggère-t-elle. Parlez avec le gérant du service à la clientèle, au directeur des opérations… Parlez leur langage et assurez-vous que votre stratégie non seulement respecte, mais dessert bien leurs fonctions respectives. »
Et afin de donner à votre analyse de rentabilisation de solides bases en termes de données financières, la stratégie d’embauche doit se fonder sur de vraies conclusions tirées de chiffres vérifiables, stipule Laura Croucher. « Vous devez être en phase avec les autres équipes dirigeantes afin de travailler ensemble dans le cadre d’une vision commune », souligne-t-elle.
Troisième étape : faites ressortir l’impact de l’embauche sur les revenus
Combien coûtent les heures supplémentaires des employés ? Combien coûtent les frais de télécommunications pour ceux qui travaillent à distance ? Identifiez quel segment de la main-d’œuvre contribue le plus à l’entreprise et réfléchissez à la façon que vous pouvez adopter de l’impliquer, de le développer et de le retenir avec le soutien approprié.
« Les coûts en recrutement peuvent nous distraire de l’enjeu réel, il importe donc de garder notre attention sur le retour sur investissement de chaque nouvelle embauche », martèle Joy Pridie, consultante en gestion et ancienne directrice des ressources humaines chez Deloitte. « Regardez à quel point vous pouvez augmenter la valeur pour les actionnaires, et retenez les données en recrutement pertinentes à ce contexte. »
Le revenu que chaque employé génère est une donnée simple, mais importante qui peut contribuer à établir de précieux repères internes. La qualité et la rapidité du service ont aussi un impact, puisqu’elles permettent de mesurer l’efficacité. Au-delà de ces données, puisez à même la direction stratégique de l’entreprise. « L’amélioration du développement des compétences au sein de votre équipe peut devenir un avantage concurrentiel pour votre entreprise, fait remarquer Joy Pridie. Et l’engagement de l’employé peut devenir important en ce sens, car il sera proportionnel à la performance de l’entreprise. »
Bref, dit Joy Pridie, le portrait financier doit être basé sur la charge totale. « Analysez les effets de l’embauche sur la stabilité des opérations, sur la continuité des activités commerciales et sur l’alignement des incitatifs au sein de l’entreprise », détaille-t-elle.
Cela prend du temps, mais effectuer une analyse de rentabilisation pour une nouvelle embauche aide les dirigeants à déplacer ce genre d’initiative de la colonne des coûts vers la colonne des profits, ce qui vous permet en retour de mettre en place une équipe plus productive !
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