Neuf moyens d’éviter le casse-tête du calendrier des vacances

By novembre 15, 2017Gestion et RH
Gestion et RH moyens d’éviter le casse-tête du calendrier des vacances

On ne s’en sort pas : l’établissement du calendrier des vacances des employés peut être un véritable casse-tête. Si l’idée de voir partir tous vos employés à la plage la même semaine vous donne des sueurs froides, il est temps de prendre les choses en main.

Voici neuf conseils pour alléger le processus de planification des vacances.

Mettez en place un système

La première étape consiste à établir les lignes directrices des demandes et approbations de vacances. Dans certains cas, le système du « premier arrivé, premier servi » suffira. D’autres formules, par exemple, prévoiront une priorité selon l’ancienneté ou une rotation annuelle pour les premiers choix de vacances.

Une fois le système choisi, communiquez-le clairement à votre équipe. « Quelles que soient les contraintes imposées, faites-les connaître à tout le monde, dès le début de l’année », explique Cissy Pau, conseillère principale chez Clear HR Consulting.

Établissez une date limite

En demandant tôt aux employés de planifier leurs vacances, vous leur ferez réfléchir à la question et vous préviendrez plus facilement un « exode » en fin d’année. Dans cet esprit, Mme Pau suggère de solliciter les dates de vacances du personnel en tout début d’année, de façon à éviter d’enquêter sur les projets de vacances des employés pendant les 12 mois qui suivront.

Effectuez un suivi

C’est votre travail de veiller à ce que les employés respectent les dates de vacances qu’ils ont établies. Soyez attentif à l’accumulation des vacances par certains, que vous pourrez payer cher.

« Nous avons souvent observé des cas où les employés ne demandent pas leurs vacances, malgré l’utilisation d’un calendrier par l’employeur », raconte Mme Pau. « Il revient à l’employeur d’insister auprès de l’employé. Autrement dit, ne vous gênez pas pour interpeller un employé au sujet de ses vacances :  » Jean, tu as quatre semaines de vacances à prendre, et nous sommes rendus au mois d’août. Quand prévois-tu le faire? Je te le rappelle, parce que le temps file.” »

Utilisez un logiciel de planification des vacances

Des applications comme Humanity pourront vous servir à établir un système centralisé de gestion des vacances. Dans un cadre semblable, les employés transmettent leurs demandes de vacances (dans des délais précis), puis reçoivent automatiquement un courriel indiquant votre approbation ou votre refus. Comme les vacances de chacun sont marquées par des points dans le calendrier, les problèmes potentiels sont bien plus faciles à repérer.

Envisagez des périodes de gel

En période cruciale dans votre année, un gel unilatéral pourrait s’avérer une bonne idée. « Par exemple, chez Amazon, bien peu de gens prennent des vacances la deuxième semaine de décembre », fait valoir Alan Kearns, conseiller en carrière et fondateur de CareerJoy. « Tous doivent mettre l’épaule à la roue durant une telle période. »

Rendez les vacances obligatoires

Des entreprises comme Hewlett-Packard, Sun Microsystems et Motorola, entre autres, sont reconnues pour imposer les vacances (ou, à tout le moins, les encourager). Et elles le font pour de bonnes raisons : les vacances obligatoires peuvent aider à prévenir l’épuisement professionnel, stimulent le moral et permettent d’établir une relève courante pour tous les postes (en plus de, parfois, réduire les coûts).

Évitez les reports de vacances

Certaines personnes adorent accumuler leurs vacances, et des politiques souples leur permettront de garnir leur banque pendant des années. Or, selon Cissy Pau, cette pratique n’est pas recommandée.

Cela peut être coûteux, dans le cas, par exemple, d’un employé qui accumulerait des vacances à un échelon salarial inférieur, pour finalement les prendre alors qu’il touche un salaire plus élevé. « Souvent, nous recommandons de refuser le report des vacances », explique-t-elle. « Intégrez à vos pratiques l’obligation pour les employés de prendre leurs vacances annuelles, et vous éviterez les problèmes. »

Préparez-vous en vue des absences

Même si votre calendrier de vacances est irréprochable, les choses déraperont si personne n’est apte à prendre la relève. Pensez à la formation mutuelle entre employés et à connaître en détail les fonctions de chacun – cela vous aidera à pallier les absences sans souci.

N’ayez pas peur de dire non

Comme employeur, vous avez aussi le droit de refuser des demandes de vacances, et vos gestionnaires doivent en être conscients. « L’attribution des vacances se fait à leur discrétion », mentionne Lisa Kay, présidente et conseillère principale chez Peak Performance Human Resources Corp. « Expliquez bien aux gestionnaires qu’ils n’ont pas l’obligation de dire oui dans tous les cas. Si, par exemple, un employé demande des vacances alors que c’est carrément impossible, ils ont le droit de refuser. »

 

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