Soutien administratif : des postes en mutation

Soutien administratif : des postes en mutation

Les technologies transforment les compétences exigées pour les postes de réceptionnistes, de secrétaires, d’adjoints administratifs et d’adjoints de direction. Le personnel au soutien administratif doit s’adapter, quitte à multiplier les formations continues pour atteindre le niveau demandé.

Le système de projection des professions au Canada (SPPC) est formel : les emplois faiblement qualifiés disparaissent. L’organe gouvernemental calcule qu’environ 70 % des nouveaux emplois en vogue dans les 10 prochaines années seront des professions hautement qualifiées, un changement en continuité avec la transformation entamée dans les 20 dernières années. Pour cause, « l’économie canadienne est davantage axée sur le savoir », peut-on lire dans le rapport pour la période 2015-2024.

Dans le monde du soutien administratif, tous les parcours sont maintenant possibles : « Le DEP, c’est ce qui est demandé. Mais ce poste est aujourd’hui tellement large que certains adjoints ont même une maîtrise !» remarque Marie Nolwenn Trillot, présidente de TOTEM, une agence spécialisée en recrutement et en placement de personnel en administration. Néanmoins, pour elle, les tâches ne se complexifient pas. Elles sont tout simplement en mutation.

La techno n’est plus une option

Exit le commis responsable de l’agenda, du café et de la prise de rendez-vous. Le personnel dédié au soutien administratif est appelé à se servir tous les jours d’un ordinateur et de savoir en tirer profit. « Ça me surprend toujours les gens qui disent « non, moi, Excel, je n’y touche pas », dit Marie Nolwenn Trillot. C’est comme si un chirurgien disait qu’il ne veut pas se servir d’un scalpel. » Selon elle, la technologie doit être vue comme un outil qui permet d’être plus efficace, pas comme un obstacle.

C’est aussi le constat de Wilber Garcia, adjoint administratif de Rackam, une compagnie d’ingénierie de Sherbrooke. « La technologie aide beaucoup aux communications à l’intérieur de l’entreprise.  Et sans Excel, par exemple, faire un rapport de comptabilité prendrait beaucoup plus de temps ! » Wilber Garcia vient tout juste de terminer une formation à Concepto international, une entreprise d’entraînement basée à Sherbrooke pour les chercheurs d’emploi dans le domaine de l’administration. Là aussi, le constat est clair : on fait comprendre à ceux qui aspirent aux postes de secrétariat, marketing et comptabilité qu’il faut absolument maîtriser les logiciels de base pour faire sa place dans le monde du travail.

Des tâches nouvelles

Dans un monde où tout est numérique, tout le personnel doit s’adapter à la technologie, peu importe le niveau hiérarchique. Comme nouvelles tâches, on pense par exemple aux adjoints administratifs qui deviennent très importants pour l’image de la compagnie, en assurant sa présence sur les réseaux sociaux, par exemple. Pour ce faire, on leur demande de savoir utiliser des logiciels plus spécialisés. FileMaker (pour créer des applications personnalisées à l’entreprise) et Photoshop (pour retoucher les photos) sont du nombre. Les réceptionnistes doivent eux aussi comprendre la manière d’envoyer et d’enregistrer un appel, puisque même la téléphonie est numérique. Même réalité du côté des commis au classement : ils doivent connaître les logiciels dédiés à leur travail.

Rester à jour

Apprend-t-on à manier les FileMaker de ce monde à la dure lors de l’emploi, ou à l’école ? Marie Nolwenn Trillot conseille de se former en continu. Surtout pour les candidats nés avant l’ère numérique. « Pour la nouvelle génération, c’est inné. Ils sont curieux. Mais pour l’ancienne génération, c’est moins intuitif. Certains sont très réfractaires à la technologie. » Néanmoins, elle insiste :  depuis au moins cinq ans, la connaissance des technologies n’est plus une option. « On n’a plus d’intérêt pour la secrétaire de base. » La profession a évolué, il faut donc nécessairement faire honneur à ces postes qualifiés.

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